Mobile Center

Das Mobile Center, das Sie über Mobile App > Mobile Center (Schnellstartnummer 285) aufrufen, ist die zentrale Stelle, an der die TIMEOFFICE Mobile App für das Personal freigeschaltet wird und der Datenumfang der App konfiguriert wird.
Auf dem Karteireiter Konfiguration finden Sie allgemeine Informationen zu Ihren Lizenzen “TIMEOFFICE Mobile App”, d. h. wie viele Lizenzen Sie erworben haben und wie viele davon belegt sind.

Sichtbarkeit der Pläne festlegen

Ähnlich wie für das Webportal können Sie auch für die TIMEOFFICE Mobile App festlegen, ab welchem Status (Sollplanung, Isterfassung, ...) Dienst- und Jahrespläne sowie Kontenwerte angezeigt werden.

Öffnen Sie dafür das Mobile Center und wechseln Sie auf den Karteireiter Konfiguration.

Im Abschnitt Einstellungen auf der Registerkarte Konfiguration können Sie dies unabhängig voneinander für Dienstpläne, Jahrespläne und die Kontenwerte, d. h. den Stundennachweis, einstellen. Bei Installation ist immer der Status "Ist-Erfassung" bzw. "Ist vorläufig" eingestellt.

Im Abschnitt Funktionen auf der Registerkarte Konfiguration können Sie mit Hilfe der Schieberegler-Funktionen wie die elektronische Krankmeldung oder den Sperrbildschirm für die App aktivieren bzw. deaktivieren.

Funktion (Feature)	Beschreibung
Sperrbildschirm für App erzwingen	Wird der Sperrbildschirm erzwungen, muss sich die Person vor Benutzung der App erneut verifizieren.
Elektronische Krankmeldung erlauben	Mit dieser Funktion kann die Person per App eine elektronische Krankmeldung einreichen.

Personal im Dienst anzeigen

Im Mobile Center von TIMEOFFICE ist die Anzeige des Personals im Dienst in der Tagesansicht schaltbar. Über die Option wird festgelegt, ob andere Personen im Dienst (Frühdienste, Spätdienste etc.) bei einem App-Benutzer in der Tagesansicht angezeigt werden. Die Option Dienstbesetzung anderer Mitarbeiter ist standardmäßig aktiviert.

Sichtbarkeit von Funktionen festlegen

Je nach Konfiguration kann im Dienstplan die Berechnung durch Tages- oder Monatsfunktionen gesteuert werden.

Wenn im Dienstplan für die Person eine Funktion gesetzt wird, sieht diese Person die Funktion in der TIMEOFFICE Mobile App, allerdings nur dann, wenn die Funktion im Mobile Center auf der Karteikarte Funktionen freigeschaltet wurde.

Um eine Funktion freizugeben, genügt es bei der Funktion ein Häkchen zu setzen.

Um sich in einem größeren Datenbestand zurecht zu finden, gibt es eine Suchfunktion und die Möglichkeit, die Liste auf bereits aktivierte oder noch nicht aktivierte Funktionen einzuschränken.

Lizenzen verwalten

Damit das Personal die TIMEOFFICE Mobile App benutzen kann, müssen Lizenzen freigeschaltet
werden. Die Anzahl der Lizenzen ist auf die Anzahl begrenzt, die Sie gekauft haben. Auf dem Karteireiter Konfiguration des Mobile Centers können Sie einsehen, wie viele Lizenzen “TIMEOFFICE Mobile” noch verfügbar sind.

Auf dem Karteireiter Lizenzen können Sie die Lizenzen für Ihr Personal freischalten und bei Bedarf auch
wieder löschen. Letzteres ist z. B. notwendig, wenn eine Person ausscheidet, da die Lizenzen
ausgeschiedener Personen nicht automatisch freigegeben werden.

Aufbau der Seite

Diese Seite ist dreigeteilt:

Filterbereich: Links befindet sich ein Bereich, in dem Sie definieren können, welche Personalfälle angezeigt werden. Auf den einzelnen Tabs stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Teilmengen des Personalstamms zu definieren und diese Teilmengen dann in die Mitarbeiterliste zu übernehmen. Über den blauen Pfeil können Sie Filter übernehmen. Dabei können Sie auch verschiedene Filter kombinieren.
Filterauswahl: Die übernommenen Filter werden im mittleren Bereich unter Filterauswahl angezeigt. Dort können Sie eine Auswahl auch wieder löschen.
Mitarbeiterliste: Auf der rechten Seite wird eine Liste angezeigt. Solange kein Filter gesetzt ist, werden alle Personen angezeigt, ansonsten die Personen, die durch mindestens einen der Filter spezifiziert wurden (logisches ODER). Die Liste ist dabei auf das Personal eingeschränkt, das Sie auch sonst in TIMEOFFICE bearbeiten dürfen.
Der Liste können Sie entnehmen, ob eine Person lizenziert ist, auf welchem Weg sie ihre
Zugangsdaten erhalten hat und wann sie sich das erste Mal an der App angemeldet hat.

Personalstamm filtern

Um den Personalstamm zu filtern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Sie über den entsprechenden Karteireiter anwählen können.

Benutzen vordefinierte Filter: Wenn Sie im Programmpunkt Personalfilter (Schnellstartnummer 284) individuelle Filter angelegt haben, können Sie diese hier benutzen. Markieren Sie den Tab Filter. Dann werden Ihnen alle vordefinierten Filter angezeigt. Markieren Sie einen oder mehrere Filter und übernehmen Sie die Filter auf den blauen Pfeil.
Gruppen: Über die Gruppenfilter können Sie alle Personen auswählen, die bestimme Eigenschaft besitzen, z. B. alle Personen einer Planungseinheit oder alle Personen mit einer Vertragsart.
Personen: Zusätzlich können Sie einzelne Personen auswählen und der Liste zufügen. Um die Liste vorzufiltern, können Sie die Felder des Gruppenfilters benutzen.

Den definierten Filter übernehmen Sie über den blauen Pfeil. Die Mitarbeiterliste wird sofort aktualisiert, so dass sie nur die Personen enthält, die den eingestellten Filtern entsprechen.

Mitarbeiterlizenzen aktivieren

Um Lizenzen zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Stellen Sie die Filter so ein, dass möglichst nur die betroffenen Personen in der Liste angezeigt werden. In jedem Fall sollten Sie die Filter so wählen, dass Sie eine überschaubare Liste erhalten.
Markieren Sie alle Personen, für die Sie eine Lizenz freischalten wollen.
Anschließend können Sie über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Lizenzen bearbeiten
und den Menüpunkt Lizenzen aktivieren die Lizenzen für alle markierten Personen aktivieren.

Mitarbeiterlizenzen löschen

Um Lizenzen wieder zu löschen, gehen Sie analog vor:

Schränken Sie die Liste zunächst auf Lizenzierte ein.
Wenn die Liste dann immer noch unübersichtlich sein, können Sie die Personen über passende Filter suchen.
Markieren Sie alle Personen, deren Lizenz Sie löschen wollen.
Anschließend können Sie über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Lizenzen bearbeiten und den Menüpunkt Lizenzen löschen die Lizenzen für alle markierten Personen löschen.

Lizenzen aktualisieren

Über die Schaltfläche Lizenzen bearbeiten und den Menüpunkt Lizenzen aktualisieren erzeugen Sie einen neuen Zugangscode für die Person. Dies ist immer dann nötig, wenn eine Person die App neu installiert, da dann der alte Zugangscode nicht mehr gültig ist.

Sobald ein neuer Zugangscode erstellt wurde, ist der alte Zugangscode nicht mehr gültig. Die Person kann dann auch mit einer bestehenden Installation nicht mehr auf die Daten der TIMEOFFICE Mobile App zugreifen.

Lizenzinformationen an Personen ausgeben

Wenn Sie Lizenzen aktivieren, wird für jede Lizenz ein QR-Code und eine PIN generiert, die für die Person im Webportal bereitstellt werden. Zusätzlich können Sie die Zugangsdaten auch gedruckt oder per E-Mail an die Person weitergeben. Dafür können Sie über die Schaltfläche Lizenzen senden die Zugangsdaten jeweils auf einer Seite ausdrucken oder per E-Mail senden.

Der E-Mail-Versand ist nur möglich, wenn in TIMEOFFICE die E-Mail-Funktionen freigeschaltet und
die Stammdaten entsprechend gepflegt sind.

In der Mitarbeiterliste wird die gewählte Methode durch ein Icon symbolisiert.