Verarbeiten von Dienstplänen

Die Screenshots in dieser Workflow-Beschreibung beziehen sich auf eine ältere TIMEOFFICE Version, daher können Kontroll-Elemente und Masken in Ihrer TIMEOFFICE Version leicht verändert aussehen.

Beim Verarbeiten eines Dienstplans werden alle Konten neu berechnet, der Dienstplan gespeichert und gesperrt, so dass er im aktuellen Status nicht mehr verändert werden kann. Gleichzeitig wird ein Dienstplan im nächsthöheren Status erzeugt, in den die Dienste des vorherigen Status sowie je nach Konfiguration auch Dienste und Abwesenheiten aus der Jahresplanung und der Automatikplanung übernommen werden.

Wenn ein Mitarbeiter auf mehreren Dienstplänen steht, ein Dienstplan verarbeitet wird und dadurch einen höheren Status bekommt als die anderen Dienstpläne, so können die Dienste des Mitarbeiters auf den anderen Dienstplänen nicht mehr bearbeitet werden.

Um dieses Problem zu vermeiden, gibt es für das Verarbeiten der Dienstpläne ein zweistufiges Verfahren:

1. Der Dienstplan wird genehmigt. Der genehmigte Plan ist für die weitere Bearbeitung gesperrt. Von der Sperrung sind aber die anderen Dienstpläne nicht betroffen. Sie können weiterhin bearbeitet werden.

2. Ein genehmigter Dienstplan kann dann verarbeitet, d.h. in den höheren Status gesetzt werden. Dieser Vorgang kann bis zu dem Zeitpunkt aufgeschoben werden, an dem alle betroffenen Dienstpläne verarbeitet werden können, ohne dass es zu unerwünschen Sperrungen kommt.

Das Genehmigen und das Verarbeiten der Dienstpläne muss auch nicht von den gleichen Benutzern durchgeführt werden, da es dafür unterschiedliche Dienstplanberechtigungen gibt. Näheres finden Sie in der Dokumentation zur Benutzeranlage und Berechtigungsvergabe.

Optional gibt es die Möglichkeit, Dienstpläne maschinell, d. h. in einem Stapellauf, verarbeiten zu lassen. Dabei können Sie für jede Planungseinheit festlegen, ob die Verarbeitung der Dienstpläne einzeln manuell erfolgen soll oder das maschinelle Verarbeitungsverfahren angewendet werden soll. Das maschinelle Verarbeitungsverfahren wird später ausführlich beschrieben.

Das Genehmigungsverfahren

Grundsätzlich können Dienstpläne (Wochen-, Monats- und Jahrespläne) nur verarbeitet, d. h. in den nächsthöheren Status gesetzt werden, wenn sie zuvor genehmigt wurden.

Genehmigen können Sie Pläne im Status "Sollplanung", "Sollplanung Genehmigung", "Isterfassung" oder "Isterfassung Genehmigung", die alle Voraussetzungen für das Verarbeiten erfüllen.

Beim Genehmigen der Dienstpläne wird der jeweilige Plan mit einem Schreibschutz versehen, es wird kein zusätzlicher „echter“ Status eingeführt. Das Zurücknehmen einer Genehmigung hebt somit auch nur den Schreibschutz auf.

Für jeden Dienstplanstatus muss die Genehmigung separat durchgeführt werden, nach dem Statuswechsel (z.B. Sollplanung -> Isterfassung) wird der Dienstplan wieder als nicht-genehmigt gekennzeichnet.

Darstellung der Genehmigung im Dienstplan-Öffnen-Dialog

Bei einem genehmigten Dienstplan wird in der Liste in einer neue Spalte je nach Status "Genehmigt" oder "Freigegeben“ angezeigt.

Darstellung der Genehmigung im geöffneten Dienstplan

In der Statuszeile des geöffneten Dienstplans erscheint analog zu dem Dienstplan-Öffnen-Dialog der Hinweis „Genehmigt“ bzw. „Freigegeben“.

Darstellung der Genehmigung im Ausdruck

Im Ausdruck des Dienstplans wird bei genehmigten/freigegeben Dienstplänen die Information „Dienstplan genehmigt/freigegeben durch: Benutzer + Zeitpunkt“ angezeigt.

Dienstplan genehmigen

Sie können einen Dienstplan nur aus dem geöffneten Dienstplan heraus über die Schaltfläche "Genehmigen" genehmigen.

Dieses Symbol ist nur in einem geöffneten Dienstplan verfügbar, sofern der Benutzer das Recht "Status x genehmigen" für den aktuellen Dienstplanstatus besitzt.

Bei der Genehmigung eines Dienstplans wird dieser Dienstplan zunächst komplett gespeichert und anschließend mit einem Schreibschutz versehen. Gleichzeitig werden alle genehmigten Tage für die Bearbeitung in der Zeitdatenpflege gesperrt.

Genehmigung zurücksetzen

Grundsätzlich muss der Benutzer das Recht [Status x Genehmigung zurücksetzen] für den aktuellen Dienstplanstatus besitzen und der Dienstplan muss in einem genehmigten Status sein.

Das Zurücksetzen einer Genehmigung kann an zwei Stellen im Programm erfolgen:

• Die Genehmigung kann über die Schaltfläche “Stempel mit rotem X” im geöffneten Dienstplan zurückgesetzt werden.

  

• Die Genehmigung kann auch über die Schaltfläche "Freigabestatus zurück "im Dienstplan-Öffnen-Dialog zurückgesetzt werden.

Bei dem Zurücksetzen einer Genehmigung wird der Schreibschutz entfernt, zusätzlich werden die eventuell gesperrten Tage in der Zeitdatenpflege wieder freigegeben.

Das Zurücksetzen einer Genehmigung ist bei der maschinellen Verarbeitung nur von außen im Dienstplan-Öffnen-Dialog möglich.

Manuelle Dienstplanverarbeitung

Wenn eine Planungseinheit nicht für die maschinelle Verarbeitung freigegeben wurde, dann können Sie den geöffneten Dienstplan über die Schaltfläche "Verarbeiten" (Schlüssel-Symbol) in den nächsten Status setzen.

Falls Sie sowohl die Berechtigung zum Genehmigen als auch zum Verarbeiten des Dienstplan besitzen, werden bei Bedarf beide Schritte in einem Arbeitsgang durchgeführt.

Einen genehmigten Dienstplan können Sie auch in dem Dienstplan-Öffnen-Dialog verarbeiten, d.h in diesem Fall brauchen Sie den Dienstplan nicht zwingend noch einmal zu öffnen.

Die manuelle Dienstplanverarbeitung erfolgt unabhängig von der Genehmigung der Mitarbeiter auf anderen Dienstplänen. Es kann also sein, dass Mitarbeiter auf diesen Dienstplänen gesperrt werden, obwohl sie dort noch bearbeitet werden müssen.

Maschinelles Verarbeiten von Dienstplänen

Wenn ein Mitarbeiter auf mehreren Dienstplänen steht und ein Dienstplan verarbeitet wird und dadurch einen höheren Status bekommt als die anderen Dienstpläne, so können die Dienste des Mitarbeiters auf den anderen Dienstplänen nicht mehr bearbeitet werden.

Um dieses Problem zu vermeiden, gibt es die Möglichkeit, die Dienstpläne zentral in einem automatisierten Verfahren zu verarbeiten. An die Stelle des manuellen Verarbeitens tritt ein zweistufiges Verfahren:

1. Der Dienstplan wird genehmigt. Der genehmigte Plan ist für die weitere Bearbeitung gesperrt. Andere tangierte Dienstpläne können aber weiter bearbeitet werden. Das Genehmigungsverfahren wurde in diesem Zusammenhang grundlegend überarbeitet.

2. Ein genehmigter Dienstplan kann dann in der maschinellen Dienstplanverarbeitung verarbeitet werden. Dies ist nur möglich, wenn auch alle Dienstpläne genehmigt sind, auf denen die Mitarbeiter parallel geführt werden.

Wenn Sie Dienstpläne zurücksetzen wollen, so müssen Sie dies wie bisher einzeln in der Dienstplanverwaltung tun. Ein maschinelles Zurücksetzen der Dienstpläne über das Verarbeitungsprogramm ist nicht vorgesehen.

Voraussetzungen

Das Programm zur maschinellen Verarbeitung von Dienstplänen können Sie über den Menüpunkt Dienstplan > Dienstplanverarbeitung (Schnellstartnummer 239) aufrufen

Um die maschinelle Dienstplanverarbeitung nutzen zu können, müssen Sie folgende Voraussetzungen schaffen.

• Sie müssen dem zuständigen Benutzer über Benutzer & Berechtigungen > Berechtigungstypen > Programme (Schnellstartnummer 43) das Recht "Verarbeitung Dienstplanverarbeitung" vergeben.

  

• Im Menüpunkt Strukutren> Planungseinheiten (Schnellstartnummer 31) müssen Sie für die Planungseinheit auf der Kartei "Allgemein" die Option "Dienstplanverarbeitung maschinell unterstützen" aktivieren.

• Alle zu verarbeitenden Dienstpläne müssen genehmigt sein.

Wenn Planungseinheiten eng zusammenarbeiten, indem z. B. regelmäßig Personal versendet wird, so sollten Sie diese Planungseinheiten immer gemeinsam in die maschinelle Verarbeitung einbeziehen.

Aufbau des Fensters "Dienstplan verarbeiten"

Das Fenster "Dienstplan verarbeiten" umfasst verschiedene Bereiche.

Bereich "Filter"

In diesem Bereich können Sie festlegen, welche Dienstpläne grundsätzllich in die Verarbeitung einbezogen werden.

• Dienstplanintervall: Hierlegen Sie fest, ob Sie Monatspläne, Wochenpläne oder Jahrespläne verarbeiten wollen.

• Zeitintervall: Abhängig von dem Filter Dienstplanintervall können Sie hier Monate, Zeiträume für Wochenplan oder Jahre auswählen

• Verarbeitungsstatus: Hier wählen Sie einen Zielstatus für den Verarbeitungslauf aus.

Bereich "Orgastruktur"

Hier können Sie Planungseinheiten in die Verarbeitung einbeziehen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Auswahl über die Orgastruktur: In der Orgastruktur können Sie wie üblich beliebige Planungseinheiten bzw. ganze Zweige der Orgabaums auswählen.

• Auswahl einer Vorbesetzung: Über eine Auswahlbox werden die Listen angeboten, die Sie sich im Dienstplan-Öffnen-Dialog angelegt haben. Wenn Sie eine Liste auswählen, werden in der Organisationsstruktur die Planungseinheiten selektiert, die Bestandteil der Liste sind, alle übrigen Selektionen werden entfernt.

  

Anzeigebereich für die Dienstpläne

In diesem Bereich werden Ihnen die Dienstpläne angezeigt, die sich aus der Auswahl der Planungseinheiten und dem Zielstatus ergeben. Außerdem können Sie hier festlegen, welche Dienstpläne tatsächlich in einem Lauf verarbeitet werden.

Bei der Darstellung der Dienstpläne werden verschiedene Sichten angeboten:

• Alle Dienstpläne: Es werden alle Dienstpläne angezeigt. In dieser Sicht ist eine Auswahl der Planungseinheiten nicht möglich.

• Alle Dienstpläne für die Verarbeitung: Es werden nur die Dienstpläne angezeigt, die auch verarbeitet werden können. In dieser Sicht können Sie die Dienstpläne für die Verarbeitung selektieren, indem Sie bei den Dienstplänen das Häkchen "Verarbeiten" setzen oder entfernen. Standardmäßig sind zunächst alle Dienstpläne selektiert.

• Alle für die Verarbeitung ausgewählten Dienstpläne: In dieser Sicht wird die Liste auf die Dienstpläne eingeschränkt, die bereits für die Verarbeitung bereits selektiert wurden.

• Alle für die Verarbeitung nicht ausgewählten Dienstpläne: Es werden die Dienstpläne angezeigt, die zwar zur Verarbeitung zur Verfügung stehen, jedoch noch nicht selektiert wurden.

• Alle fehlerhaften Dienstpläne: Es werden die Dienstpläne angezeigt, die nicht verarbeitet werden können, weil bereits bei der ersten Prüfung ein Fehler gefunden wurde.

Standardmäßig ist die Sicht „Alle Dienstpläne für die Verarbeitung“ aktiv. Zwischen den verschiedenen Sichten können Sie wechseln, indem Sie den entsprechenden Karteireiter anwählen.Dabei bleibt die Selektion der zu verarbeitenden Dienstpläne erhalten.

Bereich "Prüfen und Verarbeiten"

In diesem Bereich finden Sie alle Schaltflächen zum Verarbeiten und Prüfen der Dienstpläne.

Insbesondere können Sie hier die Verarbeitung starten sowie vorab die Dienstpläne auf Abhängigkeiten prüfen, die die Verarbeitung verhindern könnten.

Mitarbeiter prüfen

Über die Schaltfläche "MA prüfen" können Sie überprüfen, auf welchen Dienstplänen des gleichen Zeitraums Mitarbeiter auch noch verplant wurden. Für jeden Dienstplan wird überprüft, ob er noch nicht genehmigt wurde und ob er zur Zeit geöffnet ist.

Gründe, die dazu führen, dass ein Dienstplan nicht verarbeitet werden kann, werden rot hinterlegt.

Die aktuelle Liste können Sie natürlich auch drucken oder nach Excel exportieren. Dabei werden auch die farbigen Markierungen übernommen.

Über die Schaltfläche "Zurück" schalten Sie wieder in den normalen Modus zurück.

Verarbeitung durchführen

Über eine Schaltfläche "Verarbeitung" (Schlüssel-Symbol) können Sie den Verarbeitungslauf für die ausgewählten Dienstpläne starten. Der Verarbeitungslauf erfolgt in zwei Schritten.

• In dem ersten Schritt werden die ausgewählten Dienstpläne sowie alle abhängigen Dienstpläne gesperrt. Es ist dann nicht mehr möglich, eine Genehmigung zurückzunehmen oder eine Rekalkulation durchzuführen.

• Falls ein Dienstplan nicht gesperrt werden kann, z.B. aufgrund einer gerade laufenden Rekalkulation, wird die Verarbeitung abgebrochen.

• Im zweiten Schritt werden die Dienstpläne verarbeitet, d.h. die Dienstpläne werden in den ausgewählten Zielstatus hochgesetzt. Im Rahmen der Verarbeitung werden die Dienstpläne nicht neu berechnet.

• Nach der Verarbeitung aller Dienstpläne wird die Sperre aus dem Prüflauf wieder aufgehoben.

Zurücksetzen von Dienstplänen

Dienstpläne können Sie über die Schaltfläche "zurücksetzen" (Schlüssel mit rotem X) in den vorherigen Status zurücksetzen. Diese Schaltfläche steht Ihnen im Dienstplan-Öffnen-Dialog und im geöffneten Dienstplan zur Verfügung.

Nach dem Zurücksetzen des Dienstplans ist der neue Status genehmigt. Um den Dienstplan wieder bearbeiten zu können, müssen Sie also noch die Genehmigung aufheben.

Ein Dienstplan im Status "Abgeschlossen" befindet sich nach dem Zurücksetzen im Status "Isterfassung genehmigt" und kann noch nicht bearbeitet werden. Setzen Sie die Genehmigung über die Schaltfläche “Genehmigung zurücksetzen” (Stempel mit rotem X) zurück.

Wenn Sie die Schaltfläche "Zurücksetzen" (Schlüssel mit rotem X) ein weiteres Mal betätigen, wird der Dienstplan in den Status "Sollplanung genehmigt" gesetzt und alle Änderungen der Isterfassung gelöscht.

Wenn Sie einen bereits genehmigten Dienstplan zurücksetzen, so wird zunächst die Genehmigung und anschließend der Dienstplanstatus zurückgesetzt. Deshalb benötigen Sie in diesem Fall beide Berechtigungen, das Dienstplanrecht zum Zurücksetzen des Status und das Dienstplanrecht zum Zurücksetzen der Genehmigung.

Wenn ein Dienstplan für die maschinelle Verarbeitung freigegeben ist, wird die Schaltfläche "Zurücksetzen" (Schlüssel mit rotem X) im geöffneten Dienstplan nur bei nicht genehmigten Dienstplänen angeboten.

Genehmigen und Verarbeiten von Wochenplänen

Für das Genehmigen und maschinelle Verarbeiten von Wochenplänen mit Monatsabrechnung gelten besondere Regeln:

• Der letzte editierbare Wochenplanstatus (Isterfassung oder Isterfasung Genehmigung) muss nicht genehmigt werden.

• Die Monatssicht muss nicht genehmigt werden. Die Verarbeitung der Monatssicht kann manuell oder maschinell durchgeführt werden. Dabei ist nur die Verarbeitung in den Status "Abgeschlossen" zwingend notwendig. Davor wird der Status der Monatssicht beim Verarbeiten der Wochenpläne automatisch nachgezogen.