Sprachkenntnisse
Die Screenshots in dieser Workflow-Beschreibung beziehen sich auf eine ältere TIMEOFFICE Version, daher können Kontroll-Elemente und Masken in Ihrer TIMEOFFICE Version leicht verändert aussehen.
In TIMEOFFICE können Sie die Sprachkenntnisse der Mitarbeiter pflegen.
Dabei können Sie nicht nur die Sprache erfassen, sondern auch das Niveau der Sprachkenntnisse, z. B. "Grundkenntnisse" oder "medizinisch relevante Kenntnisse".
Nach welchen Kriterien Sie die Sprachkenntnisse klassifizieren können Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen konfigurieren.
Optional können Sie den Mitarbeitern auch die Möglichkeit geben, ihre eigenen Sprachkenntnisse über das Webportal einzutragen.
Wenn Sie die Auswertung "Anwesenheitsliste" im Einsatz haben, können Sie die Auswertung benutzen, um gezielt nach anwesenden Mitarbeitern mit Kenntnissen in einer bestimmten Sprache zu suchen.
Berechtigungen einstellen
Um die Sprachkenntnisse in TIMEOFFICE pflegen zu können, müssen Sie folgende Anpassungen vornehmen.
Vergeben Sie unter Benutzer & Berechtigungen > Berechtigungstypen in den Berechtigungstypen Programme (Schnellstartnummer 43) die Berechtigungen für die Sprachkenntnisse:
Stammdaten Niveau Sprachkenntnisse
Stammdaten Personal-Sprachkenntnisse
Übernehmen Sie die Kartei "Sprachkenntnisse" in die Personalsichten.
Passen Sie unter Benutzer & Berechtigungen > Berechtigungstypen die Berechtigungstypen Personal (Schnellstartnummer 157) an.
Damit die Mitarbeiter Ihre Sprachkenntnisse im Webportal bearbeiten können, müssen Sie die Berechtigung auf der Karteikarte "Änderung Personalstamm" setzen.
Wenn Sie die Anwesenheitsliste benutzen und dort auch die Sprachkenntnisse verwenden wollen, müssen Sie die Berechtigung auf der Karteikarte "Anwesenheitsliste" setzen.
Konfigurieren der Sprachkenntnisse
Programmseitig wird eine Liste von Sprachen angeboten, die Sie dem Mitarbeiter zuweisen können. Diese Liste ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Sie müssen allerdings eine Liste hinterlegen, mit der Sie das auswählbare Niveau der Sprachkenntnisse definieren.
Dafür gibt es ein Stammdatenprogramm, das Sie über Personal > Stammdaten > Niveau Sprachkenntnisse (Schnellstartnummer 260) erreichen.
Legen Sie dort Ihre Klassifizierungen mit den folgenden Feldern an.
Bezeichnung: Die Bezeichnung wird in den verschiedenen Auswahllisten angezeigt.
Beschreibung: Hier können Sie eine Erläuterung dazu hinterlegen, was die Klassifizierung bedeutet, welche Kenntnisse bei Wahl dieser Klassifizierung erwartet werden. Wenn Sie für die Benutzer die Pflege der eigenen Sprachkenntnisse im Web-Portal freischalten, wird dort die Beschreibung zu jeder Klassifizierung angezeigt.
Reihenfolge: Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Sprachkenntnisse angezeigt werden. Dies bezieht sich sowohl auf die Auswahllisten als auch auf alle Auswertungen. Die Reihenfolge muss dabei eindeutig festgelegt werden, d. h. keine Nummer darf doppelt vergeben werden.
Erfassen der Sprachkenntnisse Erfassen der Sprachkenntnisse im Personalstamm
Die Sprachkenntnisse eines Mitarbeiters können Sie im Personalstamm auf der Kartei "Sprachkenntnisse" erfassen.
Erfassen von eigenen Sprachkenntnissen
Jeder Mitarbeiter kann im Webportal seine eigenen Sprachkenntnisse pflegen.
Dies muss im Menüpunkt Benutzer & Berechtigungen> Berechtigungstypen > Personal (Schnellstartnummer 157) für die entsprechenden Berechtigungstypen freigeschaltet werden.
Wenn der Mitarbeiter die Berechtigung besitzt, gibt es im Webportal die Seite "Sprachkenntnisse".
Dort kann der Mitarbeiter links die Sprache auswählen und anschließend auf der rechten Seite die Sprachkenntnisse nach den festgelegten Kategorien bewerten.
Sprachkenntnisse in Auswertungen
Auswertungdesigner (Stammdaten)
Im Auswertungsdesigner (Stammdaten) können Sie die Sprachkenntnisse der Mitarbeiter bei Auswertungen über den Personalstamm berücksichtigen.
Außerdem können Sie dort die Stammdaten "Niveau Sprachkenntnisse" auswerten.
Sprachkenntnisse in der Anwesenheitsliste
In der Auswertung "Anwesenheitsliste" werden die Sprachkenntnisse ebenfalls berücksichtigt.
Standardmäßig sind die Sprachkenntnisse ausgeblendet und die Auswertung sieht so aus wie sie es gewohnt sind.
Um die Sprachkenntnisse für die Auswertung zu berücksichtigen, können Sie in dem Filter "Sprachkenntnisse" eine Sprache auswählen.
Es werden dann nur noch die anwesenden Mitarbeiter angezeigt, die über die entsprechenden Sprachkenntnisse verfügen.
In diesem Fall wird die Liste immer zunächst nach dem Niveau der Kenntnisse und danach erst nach den eingestellten Kriterien sortiert.
Im Druck wird die Sprache im Kopf bei den anderen Filterkriterien angezeigt.
Sprachkenntnisse in der Anwesenheitsliste Webportal
Auch im Webportal ist es möglich, in der Anwesenheitsliste die Sprachkenntnisse zu berücksichtigen.
Dafür muss in den Berechtigungen Personal diese Funktion aktiviert sein.
Sprachkenntnisse auswählen
Um die Sprachkenntnisse auswählen zu können, wurden der Filter um den zusätzlichen Abschnitt "Sprachkenntnisse" ergänzt. Sie können immer nur eine Sprache auswählen.
Wenn keine Sprache ausgewählt ist, wird nicht nach Sprachen gefiltert und die Sprachkenntnisse werden in der Anwesenheitsliste nicht angezeigt.
Karteiansicht
In der Karteiansicht wird auf jeder Kartei eine Zeile mit den Sprachkenntnissen eingeblendet.
Listenansicht
In der Listenansicht werden die Sprachkenntnisse einzeilig unter dem zusätzlichen Infofeld angezeigt.
