Rekalkulation von Dienstplänen

Die Screenshots in dieser Workflow-Beschreibung beziehen sich auf eine ältere TIMEOFFICE Version, daher können Kontroll-Elemente und Masken in Ihrer TIMEOFFICE Version leicht verändert aussehen.

Rekalkulation von Dienstplänen

In TIMEOFFICE können Dienstpläne bereits angelegt und bearbeitet werden, wenn die vorhergehenden Dienstpläne noch nicht abgeschlossen sind. Wenn diese älteren Dienstpläne noch bearbeitet werden, kann dies dazu führen, dass sich die Kontenwerte und damit der Übertrag in den Folgemonat ändert.

Dann müssen die nachfolgenden Dienstpläne ebenfalls neu kalkuliert werden. Auch Änderungen in den Stammdaten, insbesondere im Personalstamm, können dazu führen, dass Sie Dienstpläne neu kalkulieren müssen.

Dies erkennen Sie im "Dienstplan öffnen"-Dialog an dem Ausrufezeichen vor dem Dienstplan. Um Dienstpläne neu zu kalkulieren, gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Einzelne Dienstpläne können Sie öffnen und noch einmal speichern. Dabei werden alle Konten neu berechnet.

• Über die Schaltfläche "Rekalkulation" können Sie eine Reihe von Dienstplänen einer Planungseinheit nacheinander neu kalkulieren lassen.

• Im Ausnahmefall kann es notwendig werden, alle oder einen großen Teil der Dienstpläne neu zu kalkulieren, z. B. wenn die Berechnungsgrundlagen geändert wurden. Dafür gibt es einen speziellen Menüpunkt "Rekalkulation Dienstpläne", der nur den Administratoren zur Verfügung steht.
  Während die vollständige Rekalkulation läuft, kann in TIMEOFFICE nicht gearbeitet werden. Dieser Vorgang kann sehr zeitaufwendig sein, deshalb sollte der Zeitpunkt für die Durchführung einer Rekalkulation gut geplant werden.

Rekalkulation einer Dienstplan-Kette

Wenn ein älterer Dienstplan geändert wurde, müssen in der Regel alle nachfolgenden Dienstpläne dieser Planungseinheit neu kalkuliert werden.

Sobald Sie im "Dienstplan öffnen"-Dialog eine Planungseinheit anwählen, für die Dienstpläne existieren, die neu berechnet werden müssen, erscheint die Schaltfläche "Rekalkulation" .

Wenn Sie diese betätigen, werden alle zur Rekalkulation anstehenden Dienstpläne in aufsteigender Reihenfolge neu kalkuliert.

Dabei wird immer eine Kette aufeinander folgender nicht abgeschlossener Dienstpläne rekalkuliert. Das heißt, TIMEOFFICE rekalkuliert nur Dienstpläne, die noch nicht abgeschlossen sind, und geht nur bis zu dem jüngsten abgeschlossenen Dienstplan zurück.

Bevor die Rekalkulation durchgeführt wird, erhalten Sie eine Meldung darüber, welche Pläne neu kalkuliert werden, die Sie einmal bestätigen müssen.

Rekalkulation verschlossener Status

Bereits abgeschlossene oder gar übergeleitete Dienstpläne werden in der beschriebenen Rekalkulation nicht berücksichtigt.

Diese können Sie jeweils einzeln über die Funktion "Rekalkulation verschlossener Status" rekalkulieren. Für diese Funktion ist eine besondere Dienstplanberechtigung notwendig.

Markieren Sie den abgeschlossenen Dienstplan, so dass die Schaltfläche "Rekalk. verschl. Status" aktiviert wird.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Der gewählte Dienstplan wird nun neu berechnet.

Dadurch kann sich die Situation ergeben, dass auch nachfolgende Dienstpläne noch einmal neu berechnet werden müssen. Dieses erkennen Sie wieder an dem Ausrufezeichen vor dem Dienstplan.

Die Berechnung wird nicht automatisch durchgeführt. Sie müssen die Dienstpläne noch einmal öffnen und speichern oder eine normale Rekalkulation durchführen.

Rekalkulation einzelner Mitarbeiter

Ab der Version 7.1.0 können Sie die Rekalkulation verschlossener Status auch nur für einzelne Mitarbeiter durchführen lassen. Dies kann immer dann sinnvoll sein, wenn Sie wissen, dass sich nur der Vertrag eines Mitarbeiters geändert hat.
Dafür müssen Sie den Personalfilter öffnen und dort die Mitarbeiter markieren, die neu berechnet werden sollen.

Wenn Sie bei aktiviertem Personalfilter die Schaltfläche "Rekalk. verschl. Status" betätigen, werden nur die im Personalfilter markierten Personalfälle kalkuliert. In unserem Beispiel werden nur die Personalfälle "Meyerhof" und "Warburg" rekalkuliert.

Rekalkulation aller Dienstpläne

Unter bestimmten Bedingungen kann es notwendig sein, dass viele Dienstpläne neu kalkuliert werden müssen. Dies ergibt sich z. B. wenn grundlegende Einstellungen in den Stammdaten oder die Berechnungslogik geändert wurde.

In diesem Fall können über den Menüpunkt Administration > System > Rekalkulation Dienstpläne (Schnellstartnummer 125) alle betroffenen Dienstpläne auf einmal rekalkuliert werden.

Dieser Menüpunkt steht nur Benutzern mit vollen Administratorrechten zur Verfügung.

Das Programm "Rekalkulation Dienstpläne"

Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie auswählen, welche Dienstpläne neu berechnet werden, einige Optionen für die Verarbeitung festlegen und anschließend die Verarbeitung starten.

Um eine Rekalkulation durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor.

• Sorgen Sie dafür, dass kein anderer Benutzer in TIMEOFFICE angemeldet ist. Nur dann kann die Rekalkulation durchgeführt werden. Falls noch Benutzer im System angemeldet sind, wird Ihnen angezeigt, welche Benutzer dies sind.

• Legen Sie den Zeitraum fest, für den die Rekalkulation durchgeführt werden soll. Wenn Sie bei "Datum verwenden" einen Haken setzen, werden in der Zukunft liegende Dienstpläne nicht berücksichtigt.

• Entscheiden Sie, ob nur der höchste Status neu berechnet werden soll.
  Wenn Sie bei "Vorstatus der Dienstpläne bei der Aktualisierung einbeziehen" ein Häkchen setzen, werden z. B. in einem abgeschlossenen Dienstplan auch die Sollplanung und die Isterfassung neu berechnet.

• Wählen Sie die Planungseinheiten aus.
  Wenn Sie eine Planungseinheit markieren, werden Ihnen links unten alle Dienstpläne dieser Planungseinheit angezeigt. So können Sie noch einmal überprüfen, ob alle Dienstpläne, die neu berechnet werden müssen, auch in dem gewählten Zeitraum liegen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren der Auswahlliste". Auf der rechten Seite werden nun alle Dienstpläne angezeigt, die sich aus der Auswahl ergeben. Wenn Sie die Auswahl ändern, müssen Sie die Liste erneut aktualisieren.

• Passen Sie bei Bedarf die Optionen für die Verarbeitung an.

  • Sie können wahlweise eine Protokolldatei schreiben lassen.

  • Sie können einstellen, dass dieV erarbeitung abbricht, wenn in einem dabgeschlossenen oder übergeleiteten Dienstplan eine rote Ampel erzeugt würde. Die Verarbeitung wird in diesem Fall gar nicht durchgeführt.

  • Sie können die Verarbeitung so einstellen, dass TIMEOFFICE automatisch beendet wird. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Datenbank nach der Verarbeitung freigegeben wird.

• Starten Sie die Verarbeitung. Während der Verarbeitung wird Ihnen der Fortschritt der Verarbeitung über Fortschrittsbalken angezeigt.
  Außerdem wird in der Liste angezeigt, welcher Dienstplan gerade bearbeitet wird und welche Dienstpläne bereits rekalkuliert wurden.