Personalfilter
Im Programm Personalfilter können Sie wiederverwendbare Filter anlegen und verwalten, mit denen Sie Kriterien festlegen, nach denen Teilmengen des Personalstamms gebildet werden. Die Teilmengen werden bei Verwendung des Filters jeweils neu ermittelt.
Wenn Sie den Programmpunkt öffnen, werden alle Filter angezeigt, die Sie erstellt haben. Über die beiden Klapplisten Filterersteller und Verwendete Filter können Sie die Ansicht ändern, so dass Sie z. B. nicht nur Ihre Personalfilter sehen oder auch nur alle nicht verwendeten Filter.
Bereits verwendete Personalfilter sind in der Spalte Wird verwendet mit einem Haken markiert. Diese können Sie zwar noch bearbeiten, aber nicht mehr löschen.
Personalfilter anlegen
Über die Schaltfläche Personalfilter anlegen können Sie einen neuen Personalfilter anlegen. Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, so dass aus der Bezeichnung klar hervorgeht, welche Personen Sie mit diesem Filter auswählen wollen. Nun können Sie Abfragen definieren, mit denen Sie Bedingungen festlegen, welche Personen in den Personalfilter aufgenommen werden. Jeder Filter kann aus mehreren Abfragen zusammengesetzt werden. Der Filter liefert dann alle Personen, die mindestens von einer Abfrage ermittelt wurden. Für die Abfragen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Art der Abfrage wählen Sie über die Schaltflächen Filter, Gruppen und Personen aus.
Filter: Sie können beliebig viele bereits angelegte Filter zu einem neuen Filter zusammenführen. Deshalb ist es sinnvoll, zunächst einige grundlegende Abfragen als eigene Filter anzulegen, die Sie später nur entsprechend ergänzen müssen. Es ist nicht möglich, einzelne Personen aus einem Filter herauszunehmen.
Gruppen: Sie können Gruppen von Personen mit gleichen Eigenschaften auswählen. Dabei können Sie jeweils genau auf eine Dienstart, Vertragsart, Mitarbeitergruppe oder Planungseinheit filtern. Sie können aber nach mehreren Eigenschaften filtern, z. B. nach der Dienstart Pflege und der Vertragsart Aushilfe. In diesem Fall werden die Personen berücksichtigt, die alle Eigenschaften besitzen (logische UND-Verknüpfung). In unserem Beispiel also alle Aushilfen in der Pflege.
Personen: Sie können der Auswahl auch einzelne Personalfälle hinzufügen. Dafür wird Ihnen in der Filtervorschau eine Liste aller möglichen Personen angezeigt, in der Sie die entsprechenden Personen durch einfaches Anklicken auswählen können. Als Hilfestellung wird am Übernahmepfeil angezeigt, wie viele Personalfälle Sie bereits markiert haben. Um die Liste der Personen vorzufiltern, stehen Ihnen die oben beschriebenen Gruppenfilter zur Verfügung.
Wenn Sie auf eine der oben beschriebenen Arten eine Abfrage festgelegt habe, klicken Sie den blauen Pfeil am Fuß des Fensters an, um die getroffene Auswahl in den Filter zu übernehmen. Dann wird der Filter unter Filterauswahl angezeigt. Über das blaue X können Sie einen Filter auch wieder entfernen.
In der Ergebnis-Vorschau können Sie jederzeit überprüfen, ob Sie die gewünschte Mitarbeitergruppe ausgewählt haben.
Ein fertiger Personalfilter könnte dann z. B. so aussehen:
Über das Icon X können Sie einen Filter auch wieder entfernen.
Personalfilter bearbeiten
Um einen Personalfilter zu bearbeiten, öffnen Sie in der Liste der Personalfilter die Detailansicht des Filters, indem Sie die Lupe anklicken. Dort können Sie den Filter bearbeiten, wie es für die Neuanlage beschrieben wurde. Dabei ist zu beachten:
Sie können jeden Filter bearbeiten, auch wenn er bereits verwendet wurde.
Wenn der Filter in einem anderen Filter verwendet wird, so wird auch dieser Filter aktualisiert.
Wenn der Filter oder auch ein Filter, in dem er benutzt wird, in einer Mitteilung verwendet wurde, diese aber noch nicht verschickt wurde, so wird die Empfängerliste angepasst. Sobald eine Mitteilung versendet wird, wird die Empfängerliste gespeichert, so dass Änderungen der Personalfilter sich nicht mehr auswirken.