Mitteilungen

Der Einsatz der TIMEOFFICE Mobile App bietet Ihnen die Möglichkeit, Mitteilungen an ausgewählte Benutzergruppen zu verschicken. Im Gegensatz zu den Benachrichtigungen beim Start des Webportals können Sie mit diesen Mitteilungen auch ein aktives Feedback einfordern.

Um Mitteilungen anzulegen oder zu verwalten, öffnen Sie den Menüpunkt Mobile App > Mitteilungen. Dort finden Sie alle Funktionen rund um das Mitteilungssystem.

Beim Öffnen wird Ihnen zunächst eine Liste aller bereits erstellten Mitteilungen angezeigt.

Um eine Mitteilung zu bearbeiten, den genauen Text einzusehen oder die Reaktionen zu prüfen, markieren Sie eine Mitteilung und klicken Sie in der Zeile die Schaltfläche an, um die Details zu öffnen. Die Mitteilung kann nur bearbeitet werden, wenn sie noch nicht versendet wurde.

Mitteilungen anlegen

Um eine neue Mitteilung anzulegen, klicken Sie das Symbol Neue Mitteilung anlegen  an.

Allgemeine Angaben erfassen

Auf dem Reiter Allgemein können Sie den Inhalt der Mitteilung erstellen.

Titel: Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Mitteilung.

Schalter “Nachricht mit Feedback": Wenn vom Personal ein Feedback zu der Nachricht eingefordert werden soll, müssen Sie diesen Schalter setzen.
Wenn der Schalter gesetzt ist, müssen Sie Datum und Uhrzeit eintragen, bis zu dem ein Feedback erwartet wird. Dabei können Sie das Datum im Kalender auswählen oder so eingeben, wie Sie es aus TIMEOFFICE gewohnt sind. Als Feedback-Varianten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zu Auswahl.

• Bestätigung

• Auswahl Ja/Nein

• Interessenbekundung

• Umfrage: Die Person kann in der App aus einer Anzahl vorgegebener Umfragewerte den passenden auswählen. Die Umfragewerte können einzeln über die Schaltfläche oder über ein Schnellerfassung per Liste erfasst werden. In der Feedback-Vorschau werden immer nur die ersten drei Umfragewerte angezeigt. Bei einer anonymen Umfrage werden in der Ergebnisliste zu den Namen keine Umfrageergebnisse angezeigt.

Nachricht: Hier können Sie die eigentliche Nachricht erfassen. Wenn Sie ein Feedback einfordern wollen und den Schalter gesetzt haben, wird hier auch angezeigt, wie dies in der Nachricht dargestellt wird.

Empfänger festlegen

Wenn Sie die Nachricht erfasst haben, legen Sie die Empfänger fest.

Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Vordefinierte Filter: Hier können Sie einen der Filter auswählen, die im Programm Personalfilter angelegt wurden.

• Gruppen: Sie können Gruppen von Personen mit gleichen Eigenschaften auswählen. Dabei können Sie jeweils genau auf eine Dienstart, Vertragsart, Mitarbeitergruppe oder Planungseinheit filtern. Sie können aber nach mehreren Eigenschaften filtern, z. B. nach der Dienstart Pflege und der Vertragsart Aushilfe. In diesem Fall werden die Personen berücksichtigt, die alle Eigenschaften besitzen (logische UND-Verknüpfung). In unserem Beispiel also alle Aushilfen in der Pflege.

• Personen: Sie können der Auswahl auch einzelne Personalfälle hinzufügen. Dafür wird Ihnen in der Filter Vorschau eine Liste aller möglichen Personen angezeigt, in der Sie die entsprechenden Personen durch einfaches Anklicken auswählen können. Als Hilfestellung wird am Übernahmepfeil angezeigt, wie viele Personalfälle Sie bereits markiert haben.
  Um die Liste der Personen vorzufiltern, stehen Ihnen die oben beschriebenen Gruppenfilter zur Verfügung.

Um die getroffene Auswahl an Personen in die Empfängerliste zu übernehmen, klicken Sie den blauen Pfeil am Fuß des Fensters an. Dann wird der Filter in der Filterauswahl angezeigt. Über das blaue X können Sie einen Filter auch wieder entfernen.

Auf dem Reiter Ergebnis-Vorschau können Sie die Empfängerliste prüfen.

Dateien anhängen

Bei Bedarf können Sie der Mitteilung auch noch PDF-Dateien als Anhang hinzufügen. Dabei sind maximal 25MB zulässig.

Die Suchfunktion auf dieser Seite bezieht sich auf die Liste der zugefügten Anhänge. Sie kann z. B. hilfreich sein, wenn Sie viele kleine Dateien übermitteln wollen und dann feststellen, dass damit die 25MB überschritten werden. Dann können Sie über die Suchfunktion überflüssige Dateien leichter eingrenzen.

Mitteilungen speichern oder versenden

Wenn Sie die Mitteilung vollständig erfasst haben, können Sie diese über das Symbol Mitteilung speichern und senden an die TIMEOFFICE Mobile App des Personals verschicken.

Wenn Sie die Mitteilung nicht sofort abschicken wollen, müssen Sie die Mitteilung auch über das Symbol Änderungen an Mitteilung speichern speichern. Damit wird erst einmal nur ein Entwurf gespeichert, den Sie später noch bearbeiten können.

Bereits versendete Mitteilungen erkennen Sie in der Liste an dem Symbol  in der Spalte Status. Eine bereits versendete Mitteilung kann nicht mehr bearbeitet und auch nicht nachträglich an weitere Personen versendet werden.

Um nachträglich eine Mitteilung an die TIMEOFFICE Mobile App der Person zu schicken, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie können die Mitteilung öffnen, ergänzen oder korrigieren und anschließend wie oben beschrieben verschicken.

• Wenn Ihre Mitteilung bereits vollständig definiert ist und Sie nur noch mit dem Abschicken gewartet haben, können Sie die Mitteilung auch aus der Liste heraus absenden, indem Sie die Mitteilung markieren und dann die Schaltfläche  im Kopf der Liste anklicken.

E-Mail-Benachrichtigung erhalten

In dem Programm gibt es die Option E-Mail-Benachrichtigung bei elektronischer Krankmeldung. Wenn diese Option aktiviert wird, erhalten Benutzer (denen diese Ereignisgruppe zugewiesen ist) eine E-Mail, wenn für eine Person eine neue Krankmeldung erfasst wurde.

Feedback prüfen

Wenn Sie für eine Mitteilung ein Feedback angefordert haben, so können Sie das Feedback der Person in den Details der Mitteilung prüfen.
Auf dem Reiter Empfänger erhalten Sie nun eine Liste aller Empfänger mit der Angabe, welches Feedback die einzelne Person gegeben hat.

Da die Listen sehr lang sein können, können Sie diese auch auf die Personen einschränken, die bereits ihr Feedback gegeben haben oder eben nicht.

Umfragen auswerten

Bei Mitteilungen vom Typ Umfrage können Sie zusätzlich zur Liste auch eine Zusammenfassung als Balkendiagramm anzeigen lassen. Dafür können Sie die Darstellung auf dem Karteireiter Empfänger umschalten.