Abrechnung von Dienstplänen
Die Screenshots in dieser Workflow-Beschreibung beziehen sich auf eine ältere TIMEOFFICE Version, daher können Kontroll-Elemente und Masken in Ihrer TIMEOFFICE Version leicht verändert aussehen.
Einleitung
Wenn Sie in TIMEOFFICE Dienste geplant und geleistete Dienste erfasst haben, müssen Sie die sich daraus ergebenden Lohndaten an die Lohnbuchhaltung weitergeben, indem Sie die abgeschlossenen Dienstpläne abrechnen. Damit ist gemeint, dass auf der Basis Ihrer Berechnungsregeln die diversen Zuschläge berechnet und eine oder mehrere Dateien erzeugt werden, in denen die Zuschläge, Abwesenheiten und unter Umständen geleistete Dienstzeiten zur Übergabe an das Lohnsystem bereitgestellt werden.
Für die Abrechnung gibt es eine Lohnschnittstelle, die speziell nach Ihren Anforderungen und den Vorgaben des eingesetzten Lohnsystems programmiert wurde.
Wenn ein Dienstplan abgerechnet wurde und die Daten an das Lohnsystem übergeben wurden, sollten Sie die Dienstpläne nachträglich nicht mehr oder nur noch nach Abstimmung mit der Lohnbuchhaltung ändern.
Dienstpläne abrechnen
Um Dienstpläne abzurechnen, öffnen Sie den Menüpunkt Abrechnung (Schnellstartnummer 54). Dort können Sie Abrechnungen erstellen und den Inhalt bereits erstellter Abrechnungen einsehen.
Ablauf der Abrechnung
Üblicherweise läuft die Abrechnung in folgenden Schritten ab:
Generieren Sie eine Abrechnung. Diese wird immer für einen Monat erstellt und kann eine oder mehrere Planungseinheiten umfassen. Die Abrechnung wird nicht sofort gespeichert, so dass Sie den Inhalt der Abrechnung prüfen, bei Bedarf die Dienstpläne bearbeiten und die Abrechnung erneut generieren können.
Verarbeiten Sie die generierte Abrechnung. Jetzt werden die Übergabedateien erstellt, die in das Lohnsystem eingespielt werden müssen.
Spielen Sie die Übergabedateien in das Lohnsystem ein. Erst damit ist die Abrechnung vollständig.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist folgendermaßen aufgebaut:
Bereich "Dienstpläne": In diesem Bereich werden alle Dienstpläne des ausgewählten Monats angezeigt. Über die kleinen Pfeiltasten können Sie auf den nächsten oder vorangehenden Monat wechseln.
Oberhalb der Monatsauswahl gibt es drei Schaltflächen mit denen Sie die Ansicht umschalten können, so dass Ihnen alternativ auch das Abrechnungsarchiv oder das Vorabrechnungsarchiv angezeigt werden.
Bereich "Abrechnungsinformationen": In diesem Bereich erhalten Sie Informationen über den Abrechnungsstatus der markierten Dienstpläne, d. h. ob sie schon verarbeitet wurden, evtl. zurückgesetzt und erneut verarbeitet wurden.
Bereich "Anzeige der Datensätze": Sobald Sie eine Abrechnung generiert haben, sehen Sie in diesem Bereich die einzelnen Datensätze der Abrechnung.
Bereich "Bearbeiten": Die Schaltflächen zum Bearbeiten der Abrechnungen finden Sie links unten. Welche Schaltflächen zu Verfügung stehen, hängt vom Zustand des markierten Dienstplans ab.
Auswahl der relevanten Dienstpläne
Wählen Sie zunächst den entsprechenden Monat aus. Standardmäßig ist zunächst der aktuelle Monat eingestellt. Über die kleinen Pfeile können Sie jeweils einen Monat vor oder zurückgehen.
In der Liste der Dienstpläne werden immer die Dienstpläne des eingestellten Monats angezeigt. In dieser Liste müssen Sie die entsprechenden Dienstpläne markieren.
Sie können hier auch mehrere Dienstpläne markieren, so wie es im Windowsexplorer üblich ist:
Wenn Sie gleichzeitig die "STRG"-TASTE gedrückt halten, können Sie nacheinander einzelne Dateien auswählen. Mit der SHIFT-TASTE (Umschalter Großschreibung) können Sie einen zusammenhängenden Bereich auf einmal markieren.
Abrechnung generieren
Wenn Sie die Dienstpläne ausgewählt haben, können Sie über die Schaltfläche "Generieren (Abrechn.)" eine Abrechnung erstellen. Eine Abrechnung können Sie nur dann erstellen, wenn alle markierten Dienstpläne abgeschlossen sind.
Genau genommen wird keine Abrechnung über die Dienstpläne erstellt, sondern eine Abrechnung über die Mitarbeiter, die im Personalstamm auf der Kartei "Abrechnung über" einer der markierten Planungseinheiten zugeordnet sind. Dabei werden auch alle Dienste abgerechnet, die auf einer anderen Planungseinheit geleistet wurden.
Vorabrechnung generieren
Wenn der Dienstplan noch nicht abgeschlossen ist, ist die Schaltfläche "Generieren (Vorabr.)" aktiv, mit der Sie eine Vorabrechnung erstellen können. Die Vorabrechnung dient dazu, z. B. bei Aushilfen bereits vor der eigentlichen Abrechnung möglichst realitätsnahe Werte für Abschlagszahlungen zu übermitteln.
Die Vorabrechnung liefert nur dann Daten, wenn sie in der Programmierung berücksichtigt wurde.
Abrechnung prüfen
Beim Generieren einer Abrechnung werden alle Datensätze ermittelt, die an das Lohnsystem übergeben werden. Es werden aber noch keine Übergabedateien erzeugt, so dass Sie die Dienstpläne zu diesem Zeitpunkt bei Bedarf noch einmal öffnen und korrigieren können.
Um Ihnen die Prüfung der Datensätze zu erleichtern, können Sie die Abrechnung ausdrucken oder als Excel-Datei abspeichern.
Zusätzlich wird beim Generieren einer Abrechnung getestet, ob es technisch möglich ist, die Übergabedateien zu schreiben. Wenn dabei ein Fehler auftritt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn Sie die nachfolgende Meldung erhalten, sollten Sie überprüfen, ob die Zugriffsrechte auf das Verzeichnis geändert wurden oder der Ordner verschoben oder sogar gelöscht wurde.
Unter Stammdaten > Schnittstellendefinition > Schnittstellen können die Pfade angepasst werden.
Abrechnung verarbeiten
Wenn die Abrechnung sachlich in Ordnung ist und bei der technischen Prüfung kein Fehler auftrat, können Sie über die Schaltfläche "Verarbeiten" (Schlüssel-Symbol) die Übergabedateien erzeugen. Dann geschieht folgendes:
Die Dateien werden in dem unter Stammdaten > Schnittstellen auf der Kartei "Lohn" hinterlegten Ordnern abgespeichert.
Die Dienstpläne werden in den Status "übergeleitet" gesetzt.
Die Abrechnung wird unter einer fortlaufenden Nummer archiviert.
Abrechnungsarchiv
Im Archiv (Abr.) bzw. im Archiv (Vorabr.) können Sie einsehen, welche Planungseinheiten in dem angewählten Monat abgerechnet wurden.
Sie können eine archivierte Abrechnung erneut generieren, die Übergabedatei noch einmal erstellen oder eine Abrechnung zurücksetzen.
Wenn Sie eine Planungseinheit markieren, werden automatisch auch alle anderen Planungseinheiten markiert, die mit der gleichen Abrechnung abgerechnet wurden.
Abrechnung zurücksetzen
Über die Schaltfläche "zurücksetzen" (Schlüssel-Symbol mit rotem Kreuz) können Sie eine Abrechnung löschen. Der Dienstplan wird dann in den Status "abgeschlossen" gesetzt und wieder bei den offenen Abrechnungen angezeigt. In der Dienstplanung kann der Dienstplan dann auch wieder normal bearbeitet werden.
In den Abrechnungsinformationen wird sowohl die Abrechnung als auch das Zurücksetzen protokolliert.
Eine Abrechnung, für die eine Korrekturabrechnung ansteht (DP Status KorrAbg), können Sie nicht zurücksetzen.
Das Zurücksetzen wirkt sich nicht auf das Lohnsystem aus. Deshalb sollten Sie eine Abrechnung nur dann zurücksetzen, wenn Sie sicher sind, das die Dateien noch nicht ins Lohnsystem übernommen wurden.
Abrechnung über eine abweichende Planungseinheit
In TIMEOFFICE gibt es die Möglichkeit, einen Mitarbeiter grundsätzlich über eine andere Planungseinheit als die Heimatstation abzurechnen.
Dies kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Hier einige Beispiele:
Sie setzen externe Mitarbeiter dauerhaft auf einer Station ein. Diese müssen dort auch verplant werden wie eigene Mitarbeiter, dürfen aber nicht abgerechnet werden.
Die Abrechnung erfolgt durch Personalsachbearbeiter, die für bestimmte Mitarbeitergruppen zuständig sind, unabhängig von der Planungseinheit, auf der die Mitarbeiter eingesetzt sind.
Indem die Abrechnung übereinige zentrale Planungseinheiten erfolgt, können Sie den administrativen Aufwand bei der Durchführung der Abrechnung reduzieren.
Im folgenden wird eine Mitarbeiterin betrachtet, die regelmäßig auf der Station A1 eingesetzt wird, aber über die Planungseinheit "Abrechnung" abgerechnet werden soll.
Planungseinheit als Abrechnungseinheit
Um Mitarbeiter über abweichende Planungseinheiten abzurechnen, ist es sinnvoll spezielle Planungseinheiten anzulegen, die ausschließlich der Abrechnung der Mitarbeiter dienen.
Um eine Abrechnungseinheit einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Legen Sie unter Strukturen > Planungseinheiten (Schnellstartnummer 31) eine neue Planungseinheit an. Stellen Sie sicher, dass als Planungsintervall "Monate" und bei "Dauer Intervall" eine 1 eingetragen ist.
Binden Sie die Planungseinheit unter Strukturen > Organisationsstruktur-Zuordnung (Schnellstartnummer 28) in die Organisationsstruktur ein. Sinnvoll ist es, die reinen Abrechnungseinheiten in einem eigenen Ordner abzulegen, z. B. dem Ordner "Abrechnung".
Öffnen Sie den Menüpunkt Strukturen > Organisationsstruktur-Verwaltung (Schnellstartnummer 80), wählen Sie die Planungseinheit und wechseln Sie auf die Kartei "Benutzer".
Legen Sie hier nur die Benutzer an, die den Dienstplan abrechnen sollen. Achten Sie darauf, dass die Dienstplanberechtigung das Recht umfasst, die Planungseinheit überzuleiten.
Diese Planungseinheit sollten Sie grundsätzlich bei keinem Mitarbeiter als Planungseinheit zuweisen.
Nun müssen Sie bei jedem betroffenen Mitarbeiter diese Planungseinheit auf der Kartei "Abrechnung über" zuweisen.
Kartei "Abrechnung über"
Auf dieser Kartei legen Sie fest, über welche Planungseinheit der Mitarbeiter abgerechnet wird. Dabei kann der Mitarbeiter über eine Planungseinheit abgerechnet werden, die nicht seiner Heimatstation entspricht.
Gehaltsabrechnungen werden in TIMEOFFICE immer für bestimmte Planungseinheiten generiert. Dabei werden jeweils die Mitarbeiter abgerechnet, die dieser Planungseinheit abrechnungstechnisch zugeordnet sind, unabhängig von der Heimatstation.
Wenn sich die Zuordnung des Mitarbeiters ändert, legen Sie einfach einen neuen Eintrag an mit dem Datum, von dem ab die neue Zuordnung gelten soll.
Die Abrechnung über die neue Planungseinheit erfolgt immer ab dem Monat des "Gütig ab"-Datums.
Stellen Sie die Abrechnung immer zum Ersten eines Monats um, um sicher zu gehen, dass in TIMEOFFICE z. B auch alle Auswertungen analog arbeiten.
Durchführung der Abrechnung
Wenn die Mitarbeiter und Planungseinheiten wie oben besprochen eingerichtet sind, ergibt sich folgender Planungs und Abrechnungsprozess:
Die Mitarbeiter werden wie gewohnt auf ihren Planungseinheiten verplant, in unserem Beispiel auf der Station A2. Auch die Ist-Zeiten werden wie gewohnt erfasst.
Wenn alle Mitarbeiter eines Dienstplans über eine abweichende Planungseinheit abgerechnet werden, dann muss dieser Dienstplan nicht abgerechnet werden. Er muss allerdings in jedem Fall abgeschlossen werden.
Andernfalls werden die Dienstpläne normal übergeleitet. Abgerechnet werden aber nur die Mitarbeiter, die nicht über eine abweichende Planungseinheit abgerechnet werden.
Anschließen erfolgt die Abrechnung über die abweichende Planungseinheit.
Da die Abrechnung immer über einen Dienstplan erfolgt, müssen Sie zunächst für den Abrechnungszeitraum einen passenden Dienstplan erzeugen.
In unserem Beispiel bedeutet dies, dass Sie für die Planungseinheit "Abrechnung" einen (leeren) Dienstplan generieren und sogleich bis in den Status "abgeschlossen" verarbeiten.
Nun können Sie die Mitarbeiter im Menüpunkt Verarbeitung > Abrechnung abrechnen, indem Sie dort für den Abrechnungsplan eine Abrechnung generieren. Voraussetzung ist, dass jeder Mitarbeiter mindestens auf einem genehmigten Dienstplan des Abrechnungszeitraums steht.
Wenn ein abgerechneter Mitarbeiter im Abrechnungsmonat noch auf anderen, nicht abgeschlossenen Dienstplänen steht, kann dieser dort nicht mehr bearbeitet werden.