Vakanten Dienst veröffentlichen

Um einen neuen vakanten Dienst veröffentlichen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen. Danach durchlauf Sie folgende Schritte in TIMEOFFICE Web:

Planungseinheit auswählen

Sie wählen die Planungseinheit aus, für die ein vakanter Dienste veröffentlicht werden soll.

Hintergrundinformationen

Es werden nur die Planungseinheiten angezeigt, für die Sie in TIMEOFFICE berechtigt wurden.
Siehe dazu auch Berechtigungen für die vakanten Dienste in TIMEOFFICE anlegen.

Öffnen Sie TIMEOFFICE Web.
Klicken Sie auf das Register Vakante Dienste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Planungseinheit auswählen.
Die Ansicht öffnet sich.

Wählen Sie Ihre gewünschte Planungseinheit aus.

Die Planungseinheit ist ausgewählt.

Datum auswählen

Legen Sie das Datum fest, an dem der vakante Dienst veröffentlicht werden soll.

Hintergrundinformationen

Legen Sie das Datum fest, für das der vakante Dienst ausgeschrieben werden soll. Als Datum kann frühestens das aktuelle Tagesdatum ausgewählt werden. Es können also keine Dienste mehr ausgeschrieben werden, die bereits stattgefunden haben. Das späteste auswählbare Datum richtet sich danach, für welchen zusammenhängenden Zeitraum ab dem aktuellen Tagesdatum es bereits Dienstpläne gibt, die sich im Status Ist Vorläufig, Isterfassung oder Isterfassung Genehmigung befinden.

Klicken Sie auf die Zelle im invertierten Dienstplan für das Datum und den Dienst, für den Sie einen neuen vakanten Dienst ausschreiben wollen.
Im unteren Bereich der Zelle erscheint die Schaltfläche + Neuer Dienst.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Dienst.
Es öffnet sich die Ansicht 1 Datum mit dem Datum der Zelle, die zuvor ausgewählt wurde.
Klicken Sie auf >, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Falls nötig, korrigieren Sie das Datum über das Texteingabefeld oder klicken Sie auf das Datum im Kalender.

Vakante Dienste können auch über das + am oberen rechten Bildschirmrand erstellt werden. Dabei wird immer das aktuell ausgewählte Tagesdatum aus der Übersicht verwendet. Sofern noch kein Tagesdatum ausgewählt wurde, wird das aktuelle Tagesdatum verwendet.

Für jede Kombination aus Planungseinheit, Datum und Dienst kann der Assistent nur einmal gestartet werden, damit vakante Dienste nicht unabhängig voneinander veröffentlicht werden. Wenn ein veröffentlichter vakanter Dienst anpasst werden muss, können Sie die Eigenschaften ändern.

Dienst auswählen

Wählen Sie den Dienst aus, für den der vakante Dienst veröffentlicht werden soll.

Hintergrundinformationen

Es werden alle Dienste zur Auswahl angeboten, die für die ausgewählte Planungseinheit gültig sind. Abwesenheiten können nicht als vakant ausgeschrieben werden.

Die Dienste werden entsprechend ihrer Kategorien (Frühdienste, Spätdienste, Nachtdienste und sonstige Dienste) gruppiert. Hierbei ist entscheidend, welche Sollzeiten für das ausgewählte Datum konfiguriert wurden. Ein und derselbe Dienst kann daher bei Auswahl unterschiedlicher Datumswerte in unterschiedlichen Kategorien dargestellt werden.

Zu jedem Dienst wird die Kurzbezeichnung angegeben sowie die früheste Startzeit und die späteste Endzeit am ausgewählten Tagesdatum.

Kontrollieren Sie den vorausgewählten Dienst.
Falls nötig, korrigieren Sie den ausgewählten Dienst.
Der Dienst ist ausgewählt.
Klicken Sie auf >, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Personal auswählen

Wählen Sie Personal aus (mindestens 1 Person), das über den vakanten Dienst informiert wird.

Hintergrundinformationen

Im linken Bereich legen Sie fest, welches Personal die Information über den vakanten Dienst erhält und welche Planungseinheit berücksichtigt wird. Es stehen nur die Planungseinheiten zur Auswahl, die sich ebenfalls im Status Ist Vorläufig, Isterfassung oder Isterfassung Genehmigung befinden.
Zusätzlich können Sie die Qualifikationen festlegen, die das Personal haben muss.

Im rechten Bereich wird das Personal angezeigt, das die gewählten Eigenschaften erfüllt und dem bereits eine Lizenz für die TIMEOFFICE Mobile App zugeordnet ist. Mit den Schiebeschaltern können Sie für jede Person einzeln festlegen, ob sie die Benachrichtigung erhalten soll oder nicht. Über die beiden Schaltflächen oberhalb können Sie auch das gesamte Personal auf einmal aus- oder abwählen.

Wählen Sie die Planungseinheit aus, von der Sie Personal einsetzen möchten.
Es wird nur das Personal angezeigt, das eine Lizenz für die TIMEOFFICE Mobile App hat.
Unter “Ersatz-Planungseinheiten” werden die Planungseinheiten angezeigt, die in TIMEOFFICE unter Organisationsstruktur Verwaltung > Planungseinheiten Ersatz hinterlegt sind.
Wählen Sie ggf. die Eigenschaften aus, um die Auswahl weiter einzugrenzen.
Über die Schiebeschalter wählen Sie das Personal aus, das diesen vakanten Dienst übernehmen soll.
Bestenfalls handelt es sich dabei um Personal, das sich im “Frei” befindet (weiß = frei).
Das Personal ist ausgewählt.
Klicken Sie auf >, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Zielbesetzung auswählen

Legen Sie fest, wie viel Personal Sie für den vakanten Dienst benötigen.

Hintergrundinformationen

Sie legen fest, wie hoch die Zielbesetzung sein soll und bis wann Sie spätestens eine Feedback erwarten. Zusätzlich können Sie noch eine Mitteilung hinterlegen, die dem Personal in der TIMEOFFICE Mobile App angezeigt wird und eine Bemerkung, die nur für Bearbeiter des vakanten Dienstes sichtbar ist. Diese Angaben können Sie auch nachträglich jederzeit ändern.

Der späteste Zeitpunkt für ein Feedback stimmt mit dem Dienstbeginn überein. Sie können für die Frist sowohl das Datum als auch die Uhrzeit festlegen. Diese Information wird sowohl in der Übersicht von TIMEOFFICE Web als auch in der TIMEOFFICE Mobile App berücksichtigt.

Die Zielbesetzung muss mindestens 1 betragen. Wenn Sie stattdessen eine Veröffentlichung stoppen möchten, dann können Sie dies direkt über die Übersichtsseite erledigen.

Geben Sie die gewünschte Zielbesetzung ein.
Geben Sie das Datum ein, bis wann Feedback möglich sein soll.
Alle weiteren Informationen sind optional.
Überprüfen Sie Ihre Angaben in der Zusammenfassung.
Korrigieren Sie ggf. Ihre Eingabe, in dem Sie in der Navigation die Schritte zurückgehen.
Wenn alle Daten korrekt sind klicken Sie auf Veröffentlichen.
Der vakante Dienst wird veröffentlicht und Ihr Personal erhält eine Benachrichtigung in der TIMEOFFICE Mobile App.

Der vakante Dienst ist im invertierten Dienstplan ersichtlich.