TIMEOFFICE Updateanleitung von V.9.x.x auf V.10.x.x

Hinweise zur Durchführung des Updates

Diese Anleitung beschreibt in Kurzform die erforderlichen Arbeitsschritte für die Installation der
TIMEOFFICE-Version 10.x.x als Update von einer Version 9.x.x. Nach einer komprimierten Zusammenfassung finden Sie genaue Beschreibungen der einzelnen Schritte.
Vorab einige wichtige Hinweise, die für die folgenden Updates zu beachten sind:

Bitte beachten Sie bei einem Update den Abschnitt “Wichtige Informationen und Hinweise” in den aktuellen Releasenotes zu TIMEOFFICE Grace 10.x.x.
Das Webportal, die Pradtke.API und das Pradtke-Web müssen auf den gleichen Programmstand gebracht werden, sofern diese bei Ihnen installiert sind. Dafür finden Sie gesonderte Update-Anleitungen.
Beim Update ab der Version 9.11.0 muss zwingend auch ein Update des TimeService auf die
Version 8.5.5 durchgeführt werden, wenn bei Ihnen die PpUg-Importschnittstelle im Einsatz
ist.
Wir gehen davon aus, dass das Update von Administratoren durchgeführt wird, die die notwendigen Kenntnisse besitzen. Deshalb beschreibt diese Anleitung an vielen Stellen nur das
grundsätzliche Vorgehen.
Für vorbereitende Tätigkeiten und das Datenbank-Update benötigt der Administrator einen
TIMEOFFICE-Zugang. Er benötigt mindestens die Berechtigung "Programm An-/Abmeldeverwaltung".
Ab der Version TIMEOFFICE 9.1.0 werden Oracle Datenbanken nicht mehr unterstützt. Falls Ihre
Datenbank noch unter Oracle läuft, muss die Datenbank vor dem Update auf SQLServer
migriert werden.
Auf den Rechnern muss das .net-Framework 4.7 oder höher installiert sein. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welches Framework installiert ist, finden Sie hier eine Anleitung von Microsoft.

Detaillierte Informationen über die technischen Voraussetzungen für die neue Programmversion finden Sie in den aktuellen Systemvoraussetzungen.

Die folgende Reihenfolge der Aktivitäten ist zwingend einzuhalten. Abweichungen hier-
von können dazu führen, dass TIMEOFFICE nicht mehr lauffähig ist und im Extremfall auch
die Datenintegrität gefährdet ist.

Notwendige Arbeitsschritte im Überblick

Um das Update durchzuführen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig. Eine genauere Be-
schreibung der einzelnen Arbeitsschritte finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln.

Falls Sie nicht wissen, welche TIMEOFFICE-Version installiert ist, so prüfen Sie dies bitte, indem Sie das Programm einmal starten. Drücken Sie im Programm oben rechts im Zeilenkopf auf das Fragezeichen und wählen Sie aus dem Auswahlmenü den Eintrag "Infos".
Prüfen Sie, ob die technischen Voraussetzungen für die neue Programmversion erfüllt sind.
Laden Sie die benötigten Dateien aus dem TIMEOFFICE-Kundenportal herunter. Dies sind die entsprechende TIMEOFFICE-Installationsdatei (MSI oder EXE) sowie die Installationsdatei "Pradtke TIMEOFFICE Database Service_10.x.x.msi".
Speichern Sie die Dateien auf einem Rechner, auf dem TIMEOFFICE installiert ist. In der Regel
ist dies der Datenbankserver oder der Applikationsserver. Auf diesem Rechner werden Sie das
erste Update durchführen und anschließend die Datenbank aktualisieren.
Sorgen Sie dafür, dass kein Benutzer mehr mit TIMEOFFICE arbeitet.
Sperren Sie die Datenbank, so dass sich kein Benutzer neu an der Datenbank anmelden kann.
Prüfen Sie, welche Sites und Dienste, die auf die TIMEOFFICE Datenbank zugreifen, in Betrieb sind und fahren Sie diese herunter.
Führen Sie eine Datensicherung durch und archivieren Sie die Datensicherung auf einem externen Medium.
Deinstallieren Sie TIMEOFFICE vollständig.
Führen Sie die TIMEOFFICE-Installationsdatei auf dem Server aus. Dabei müssen Sie darauf achten, dass die Pfadangabe für die Installation mit dem Pfad übereinstimmt, in dem TIMEOFFICE aktuell installiert ist.
Führen Sie die Installationsdatei "Pradtke TIMEOFFICE Database Service 10.x.x.msi" aus.
Konfigurieren Sie ggf. die Datenbankverbindungen für den Datenbank-Service.
Aktualisieren Sie die Datenbank durch Ausführung des Pradtke TIMOFFICE Database Service.
Melden Sie sich in TIMEOFFICE an und heben Sie die Anmeldesperre wieder auf.
Starten Sie die im Schritt 6 beendeten Dienste wieder.
Führen Sie das Update auch auf allen Clients durch. Erst wenn auf einem Client das Update durchgeführt wurde, kann TIMEOFFICE dort wieder gestartet werden.
Wenn in Ihrem Haus die PPUG-Importschnittstelle im Einsatz ist, müssen Sie beim Update ab der TIMEOFFICE Version 9.11.0 ebenfalls den Dienst TimeService auf die Version 8.5.5 aktualisieren. Eine Anleitung dafür finden Sie weiter unten in diesem Dokument.
Falls auch die Zeiterfassung installiert ist, benötigen Sie eine angepasste Version des TimeSer-
vice.

Abmelden aller Mitarbeiter und Setzen einer Anmeldesperre

Die Aktualisierung der Datenbank können Sie nur durchführen, wenn kein anderer Benutzer an der
Datenbank angemeldet ist. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass sich alle Anwender abmelden,
die aktuell mit der TIMEOFFICE-Datenbank verbunden sind. Außerdem müssen Sie verhindern, dass
sich ein Benutzer neu an der Datenbank anmeldet, indem Sie in TIMEOFFICE eine Anmeldesperre
setzen.

Haken Sie die Option "Aufheben der Sperre durch....nur durch Benutzer" an. Dann haben Sie die Berechtigung, die Sperre später auch wieder aufzuheben.
Für Zeitpunkt und Umfang der Sperrung behalten Sie die Standardwerte bei.

Die Option "DB Service sperren" dürfen Sie nicht aktivieren, da Sie sonst auch das Da-
tenbank-Update nicht durchführen können.

Geben Sie bei Bedarf einen Text ein, der angezeigt wird, wenn ein Benutzer versucht, sich anzumelden und dies durch die Sperre verhindert wird.
Aktivieren Sie die Automatische Abmeldung.
Passen Sie die Wartezeit an, z. B. auf 30 Minuten. Diese bezieht sich auf den Zeitpunkt, in dem die Sperre gesetzt wird.
Aktivieren Sie die Sperre über die Schaltfläche "Sperre setzen". In unserem Beispiel bedeutet das, dass die Anmeldesperre sofort wirksam wird und sich kein Benutzer mehr in TIMEOFFICE anmelden kann. Bereits angemeldete Benutzer können erst einmal weiterarbeiten, werden aber spätestens nach 30 Minuten automatisch abgemeldet.

Durchführen einer Datensicherung

Die Datensicherung sollte sicher außerhalb des normalen Sicherungsverfahrens aufbewahrt wer-
den.

Im Rahmen des TIMEOFFICE-Database-Service wird die Datenbankstruktur an die neue
Programmversion angepasst. Wenn im Verlauf dieser Datenbankmanipulation ein Fehler
auftritt, kann es zu Datenbankinkonsistenzen kommen. In diesem Fall ist eine Rück-
sicherung der Datenbank unter Umständen zwingend erforderlich.

Es wird empfohlen, grundsätzlich eine dedizierte Sicherung der Datenbank vorzunehmen, da die Si-
cherung/Rücksicherung eines kompletten virtuellen Datenbankservers erheblichen Mehraufwand
und zeitliche Verzögerungen verursachen kann.

Eine SQLServer-Datenbank sichern

Eine SQLServer-Datenbank sichern Sie über das Programm "SQL Server Management Studio". Das Vorgehen unterscheidet sich ein wenig je nach Version.

Bei einer Vollversion suchen Sie über das Menü SQL Server-Agent > Aufträge die hinterlegte Sicherung. Über den Befehl "Auftrag starten bei Schritt ..." starten Sie die Datensicherung.

In der Express-Version (oder falls keine automatische Datensicherung eingerichtet ist) ist die Datensicherung ein Task, den Sie manuell starten müssen. Sie finden diesen über Datenbanken > timeoffice > Tasks > Sichern...

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Eigenschaften der Sicherung anpassen können. Angezeigt werden die Einstellungen der letzten Sicherung, die Sie in der Regel übernehmen können. Sie sollten allerdings Namen und Speicherort der Datensicherung ändern. Es empfiehlt sich, wie in dem Beispiel, die Option “Kopiesicherung” zu aktivieren.

Dafür müssen Sie das Ziel entfernen und anschließend ein neues Ziel hinzufügen.

Den Dateinamen müssen Sie vollständig eintragen, d. h. mit der Dateiendung ".bak".

Drücken Sie auf OK, um die Sicherung zu starten.

Sichern einer SAP SQL Anywhere (vormals Sybase) Datenbank

Für die regelmäßige Sicherung einer Sybase-Datenbank ist in der Regel in Windows eine Aufgabe
eingerichtet, die Sie manuell starten können.

Öffnen Sie über Systemsteuerung > Verwaltung > Aufgabenplanung die Aufgabenplanungsbibliothek.

Dort finden Sie eine Aufgabe, die "TimeOffice Sicherung" oder so ähnlich heißt. Markieren Sie diese
Aufgabe. Starten sie die Datensicherung über die Funktion "Ausführen" im Kontextmenü.

Falls bei Ihnen sowohl eine Tag- als auch eine Nachtsicherung eingerichtet ist, führen Sie bitte die
Tagsicherung aus.

Warten Sie bis die Aufgabe erfolgreich beendet wurde. Dies kann einige Zeit dauern. Leider wird
die Anzeige nicht automatisch aktualisiert. Deshalb müssen Sie von Zeit zu Zeit die Aktion "Ak-
tualisieren" ausführen.

Lokale Installation der neuen TIMEOFFICE -Version

Im nächsten Schritt installieren Sie die neue TIMEOFFICE-Version auf dem Server. Bitte installieren
Sie hier das Installationspaket „Pradtke TIMEOFFICE_Autoexport 10.x.x.msi“.
Als Installationspfad wählen Sie bitte den vorgeschlagenen Pfad. Falls Sie in früheren Versionen
einen hiervon abweichenden Installationspfad gewählt hatten, benutzen Sie diesen weiterhin.
Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

Melden Sie sich mit administrativen Rechten an dem Rechner an.
Falls noch nicht geschehen, kopieren Sie die TIMEOFFICE- Installationsdatei (MSI), wie oben im Abschnitt erwähnt, auf diesen Rechner.

Update einer TIMEOFFICE Version (ab 9.5.4 und höher)

Wenn die funktionierende TIMEOFFICE-Verknüpfung auf dem Rechner "TIMEOFFICE" heißt, benennen Sie diese um, z. B. in "Pradtke TIMEOFFICE".
Deinstallieren Sie TIMEOFFICE über die Systemsteuerung. Dabei werden leider nicht immer alle Komponenten gelöscht, so dass Sie anschließend noch die verbliebenen Dateien aus dem aktu-
ellen Installationsordner entfernen müssen.
Führen Sie MSI-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen. Während der Installation wird Ihnen ein Installationspfad vorgeschlagen. Wenn dieser nicht mit Ihrer aktuellen Installation übereinstimmt, sollten Sie ihn anpassen.

Aktualisieren der Datenbank

Im nächsten Schritt aktualisieren Sie die Datenbankstruktur der TIMEOFFICE-Datenbank. Diesen Arbeitsschritt führen Sie auf dem Rechner (Applikations- oder Datenbankserver) aus, auf dem Sie soeben bereits die aktuelle TIMEOFFICE-Version installiert haben.

Falls noch nicht geschehen, kopieren Sie bitte die Installationsdatei "Pradtke TIMEOFFICE Database Service 10.x.x.msi" auf den Rechner.

Führen Sie die MSI-Datei als Administator aus und folgen Sie den Anweisungen. Während der Installation wird Ihnen ein Installationspfad vorgeschlagen. Wenn dieser nicht mit Ihrer aktuellen Installation übereinstimmt, sollten Sie ihn anpassen.

Dabei werden die Programme "ConfigurationManager.Shell.exe" und "DatabaseService.Shell.exe" in das Installationsverzeichnis kopiert.

Wenn Sie bei der Installation keinen abweichenden Pfad angegeben haben, finden Sie die Anwendungen anschließend lokal unter
"...\Programme (x86)\pradtke\TIMEOFFICE Database Service".

Legen Sie sowohl für die ConfigurationManager Shell als auch für den DatabaseService jeweils eine Verknüpfung auf dem Desktop an. Das ermöglicht Ihnen bei zukünftigen Updates eine schnelleren Zugriff.

Hinterlegen der Datenbankverbindungen

Mit der TIMEOFFICE Version werden die Datenbankverbindungen für den Datenbankservice aus der Registry gelesen. Dafür müssen Sie die Verbindungen einmalig in die Registry eintragen.

Beim Update wurde das Programm "ConfigurationManager.Shell.exe" auf den Rechner kopiert. Mit diesem Programm können Sie die Datenbankverbindungen konfigurieren.

Wenn Sie bei der Installation keinen abweichenden Pfad angegeben haben, finden Sie die Anwendungen unter "...\Programme (x86)\pradtke\TIMEOFFICE Database Service".

Starten Sie den Configurationmanager über einen Doppelklick.

Es öffnet sich folgendes Fenster.

Wenn Sie bereits einmal eine TIMEOFFICE Version installiert hatten, sollten hier bereits die richtigen Datenbanken hinterlegt sein.

Die einfachste Methode die bestehenden Datenbankverbindungen zu übernehmen, besteht darin, die Programmverknüpfungen per Drag & Drop vom Desktop auf die Programmoberfläche zu ziehen. Dann wird eine Datenbankverbindung in der Liste erzeugt und die Verbindungsparameter aus der Verknüpfung übernommen. Alternativ können Sie Verknüpfungen auch über die Schaltfläche "Verknüpfung einlesen" in der Dateistruktur suchen.

Die Übernahme aus einer Verknüpfung funktioniert nicht immer einwandfrei. Deshalb müssen Sie die Verbindungsparameter anschließend kontrollieren.

Alternativ zur Übernahme können Sie über die Schaltfläche "Neu" können Sie eine neue Datenbankverbindung anlegen.

Im Bereich "Allgemein" hinterlegen Sie eine Bezeichnung für diese Datenbankverbindung. Über diese Bezeichnung können Sie im Datenbankservice die richtige Datenbank auswählen.
Im Bereich "Datenbank" müssen Sie zunächst den richtigen Datenbanktyp auswählen.
- SQL Server
- SAP SQL-Anywhere (vormals Sybase).

Abhängig von dem Datenbanktyp müssen Sie dann die entsprechenden Verbindungsparameter setzen. Wenn Ihre Einrichtung einen individuellen Datenbankbenutzer benutzt, geben Sie die entsprechenden Zugangsdaten ein. Wenn Sie den von der Pradtke GmbH vorbesetzten Standardbenutzer verwenden möchten, setzen Sie den Haken bei "Standard-Anmeldung".

SQL-Datenbank mit Standard-Anmeldung	SAP SQL-Anywhere Datenbank mit Standard-Anmeldung
SQL-Datenbank mit individuellem Benutzer	SAP SQL-Anywhere Datenbank mit individuellem Benutzer

Wenn Sie alle Werte hinterlegt haben, können Sie die Datenbankverbindung über die Schaltfläche "Verbindung testen" rechts oben testen.
Wenn der Verbindungsversuch erfolgreich war, wird auf der Schaltfläche ein grüner Haken angezeigt.

Falls die Verbindung nicht erfolgreich war, wird ein rotes Kreuz eingeblendet. In diesem Fall erhalten Sie als Tooltip einem Hinweis auf die mögliche Ursache, wenn Sie mit der Maus auf die Schaltfläche zeigen.

Sollten Sie mehrere TIMEOFFICE - Datenbanken eingerichtet haben, etwa eine zusätzliche Testdatenbank, so müssen Sie für jede Datenbank eine Datenbank-Verbindung eintragen.

Datenbankservice durchführen

Starten Sie nun den Datenbankservice einfach über einen Doppelklick.
Falls auf Ihrem System mehrere Datenbanken eingerichtet und die Verbindungen über den Konfigurator in der Registry eingetragen sind, müssen Sie zunächst die Datenbank auswählen, die aktualisiert werden soll.
Wenn Sie hier auf "Weiter" klicken, öffnet sich der eigentliche Datenbankservice, der sich selbsttätig mit der ausgewählten Datenbank verbindet. An dieser Stelle müssen Sie das nur für das Update-Passwort eingeben, das Sie telefonisch beim TIMEOFFICE - Support erfragen können.
Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die Datenbankaktualisierung starten und den Fortschritt kontrollieren können.

Sobald das Programm gestartet wurde, kann sich kein Anwender mehr in TIMEOFFICE anmelden. Dies gilt auch für das TIMEOFFICE-Mitarbeiterportal (Webportal).
Nachdem der Service durchgelaufen ist, kann kein ältere TIMEOFFICE-Version mit der nun aktualisierten Datenbank verwendet werden. Alle Anwender, die noch über die Installation einer älteren Version verfügen, bekommen beim Programmstart einen entsprechenden Hinweis, dass auf eine neue Programmversion aktualisiert werden muss.

Während der Datenbankaktualisierung wird ein detailliertes Protokoll geschrieben.
Sie können Sie dieses Protokoll jederzeit über die Schaltfläche "Archiv" einsehen. Dort werden auch noch alle vorherigen, evtl. unvollständigen Aktualisierungen detailliert protokolliert.

Sollte im Verlauf des Datenbank-Updates eine Fehlermeldung auftreten, wenden Sie sich
bitte an den TIMEOFFICE-Support.

Prüfen der Datenbank-Aktualisierung

Vor der Aktualisierung der restlichen Clients sollten Sie überprüfen, ob das TIMEOFFICE-Update einwandfrei funktioniert hat. Starten Sie zu diesem Zweck TIMEOFFICE auf dem Rechner, auf dem das Update durchgeführt wurde.

Wenn eine Anmeldung an TIMEOFFICE möglich ist, dann war das Datenbank-Update erfolgreich und die Aktualisierung der restlichen Clients kann im nächsten Schritt durchgeführt werden.

Nun können Sie in TIMEOFFICE in der An-/Abmeldeverwaltung die Anmeldesperre wieder aufheben.

Starten Sie anschließend die zuvor heruntergefahrenen bzw. deaktivierten Sites und Dienste.

Wenn bei Ihnen die PpUg-Importschnittstelle im Einsatz ist, muss beim Update auf die Version 9.11.0 zwingend auch ein Update des TimeService auf die Version 8.5.5 durchgeführt werden.

Aktualisieren der übrigen Clients

Nun können Sie das Update auf den restlichen Clients installieren.

Dabei gibt es je nach Situation verschiedene Vorgehensweisen.

Manuelles Update auf jedem Client.
Beim Einsatz von Terminalservern oder Citrix-Servern sind Besonderheiten zu berücksichtigen,
die durch die Systemumgebung geben sind.
Update über Softwareverteilung.

Manuelles Update

Führen Sie für das manuelle Update auf dem entsprechenden Rechner das MSI-Paket mit der neuesten TIMEOFFICE-Version aus und folgen Sie den Installationsanweisungen.

Es wird empfohlen, die TIMEOFFICE-Installationsdatei (MSI) der aktuell installierten Version zu kopieren und auf dem lokalen Rechner zu hinterlegen. Die Installationsdatei kann u.a. für Reparaturen verwendet werden.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

Melden Sie sich lokal mit administrativen Rechten an.
Kopieren Sie die Installationsdatei.
Führen Sie die MSI-Datei aus und folgen Sie den Anweisungen. Während der Installation wird Ihnen ein Installationspfad vorgeschlagen. Wenn dieser nicht mit Ihrer aktuellen Installation übereinstimmt, sollten Sie ihn anpassen.

Update bei Aufruf über RemoteApp

Wenn Ihr System so eingerichtet ist, dass die Benutzer TIMEOFFICE über RemoteApp aufrufen, kann es sein, dass die Pfade in den Serversammlungen nicht angepasst werden können. Das RemoteApp-Icon müsste in diesem Fall neu erstellt werden. Der Alias lässt sich aber evtl. über die PowerShell ändern.

Melden Sie sich bitte beim Pradtke Support, falls Sie eine Hilfestellung benötigen.

Update auf Terminalservern und Citrixservern

Beim Einsatz von Terminalserver oder Citixservern sind Besonderheiten zu beachten, die sich aus der Systemumgebung ergeben. Deshalb kann hier nur der grobe Ablauf skizziert werden.

Grundsätzlich sind folgende Arbeitsschritte notwendig:

Sperren Sie den Server.
Melden Sie alle User ab.
Setzen Sie den Server in den Installationsmodus.
Dies können Sie z. B. in cmd mit dem Befehl change user/ install
Führen Sie das Update durch.
Setzen Sie den Installationsmodus zurück.
Dies können Sie z. B. in cmd mit dem Befehl execute.

Bei Provisionierung müssen Sie dies nur einmal durchführen, sonst an jedem Server einzeln.

Aktualisieren des Dienstes TimeService

Wenn der Dienst "TimeService" bereits installiert ist und aktualisiert werden muss, müssen Sie die
alte Version deinstallieren und anschließend die aktuelle Version installieren, wie in der entsprechenden Updateanleitung beschrieben.